Hợp pháp hóa lãnh sự: Hướng dẫn đầy đủ và thủ tục cần thiết

Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính phức tạp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục này.

Bạn đang cần làm thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự? Hãy cùng chúng tôi khám phá những thông tin cần thiết về thủ tục này trong bài viết dưới đây!

Chứng nhận lãnh sự là khâu quan trọng giúp giấy tờ, tài liệu Việt Nam được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. Cơ quan có thẩm quyền sẽ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên những giấy tờ này, đảm bảo tính pháp lý quốc tế. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hồ sơ, quy trình thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan một cách hiệu quả.

1Hợp pháp hóa lãnh sự: Quy định và thủ tục

Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05-12-2011 của Chính phủ là văn bản pháp quy toàn diện về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự, bao gồm đầy đủ các quy định về lĩnh vực này.

Nghị định này quy định rõ ràng thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, đồng thời nêu rõ nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động này.

2Lãnh sự chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình xác thực tính pháp lý của các tài liệu nước ngoài tại Việt Nam. Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam sẽ xác nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên các giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp, đảm bảo chúng được công nhận và sử dụng hợp pháp trong nước.

Chứng nhận lãnh sự là quá trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam nhằm đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của chúng khi sử dụng ở nước ngoài.

Cả hai quy trình hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều xác thực chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ, được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Tuy nhiên, hợp pháp hóa lãnh sự áp dụng cho giấy tờ do nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam, trong khi chứng nhận lãnh sự dành cho giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng ở nước ngoài.

Luật pháp Việt Nam quy định rõ ràng về quyền hạn của cơ quan có thẩm quyền:

Bộ Ngoại giao: Hợp pháp hóa lãnh sự trong nước – Thủ tục nhanh chóng, chuyên nghiệp.

Hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài là việc cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của Việt Nam ở nước ngoài xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu.

3Hợp pháp hóa lãnh sự: Hồ sơ và chứng nhận

Chứng nhận lãnh sự

Nộp Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc điền thông tin trực tuyến trên website Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ và in nộp kèm hồ sơ.

Nộp hồ sơ trực tiếp, bạn cần xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh thư, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Nộp hồ sơ qua bưu điện, vui lòng gửi kèm một bản sao giấy tờ tùy thân tương tự. Không cần chứng thực.

Xin vui lòng chứng nhận lãnh sự cho giấy tờ, tài liệu này.

Bạn vui lòng cung cấp một bản chụp giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự.

Chuẩn bị phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận nếu hồ sơ gửi qua bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện.

Để xác minh tính xác thực của giấy tờ, tài liệu, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan để đối chiếu. Đồng thời, người đề nghị chứng nhận cần nộp thêm 01 bản sao chụp giấy tờ, tài liệu đó.

Nâng cao hiệu quả công tác xác thực giấy tờ, tài liệu lãnh sự

Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK.

Nộp hồ sơ trực tiếp, bạn cần xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu). Nếu nộp qua đường bưu điện, vui lòng gửi kèm 01 bản sao giấy tờ tùy thân (không cần công chứng).

Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự là những giấy tờ đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.

Một bản sao giấy tờ/tài liệu cần được hợp pháp hóa lãnh sự.

Bạn cần nộp bản dịch giấy tờ, tài liệu sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu bản gốc không phải tiếng Việt/Anh). Bản dịch không cần chứng thực, nhưng bạn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nó.

Bản chụp bản dịch giấy tờ/tài liệu.

Nộp hồ sơ qua đường bưu điện, yêu cầu trả kết quả qua bưu điện, vui lòng ghi rõ địa chỉ người nhận trên phong bì.

Để xác thực tính chính xác của giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có quyền yêu cầu người đề nghị xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan và nộp thêm một bản sao chụp.

Yêu cầu về giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ nước ngoài cần được hợp thức hóa để có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, được chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền khác của nước đó.

Bộ Ngoại giao cần được cung cấp thông tin về mẫu dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền trước khi được sử dụng trên giấy tờ.

Giấy tờ phải nguyên vẹn, không bị rách, tẩy xóa, làm giả hoặc sử dụng sai mục đích.

4Thời gian hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bộ Ngoại giao sẽ xem xét và giải quyết thủ tục trong vòng 1 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời gian giải quyết có thể kéo dài tối đa 5 ngày làm việc.

5Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự thường gồm 3 bước để chứng thực tính pháp lý của tài liệu.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Vui lòng chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, hồ sơ theo danh sách đã cung cấp.

Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí

Nộp hồ sơ và lệ phí tại một trong các địa chỉ: [Liệt kê địa chỉ]

Cục Lãnh sự Việt Nam đặt tại 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.

Sở Ngoại vụ TP.HCM: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM.

Bộ Ngoại giao ủy quyền các cơ quan Ngoại vụ địa phương tiếp nhận hồ sơ.

Bạn có thể gửi hồ sơ và lệ phí qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. HCM nếu không thể trực tiếp đến.

Kể từ ngày 01/01/2017, mức phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được áp dụng theo quy định mới.

Phí cấp Chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/lần.

Phí Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/lần.

Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.

Bộ Ngoại giao sẽ xem xét hồ sơ và đưa ra quyết định.

Bước 4: Nhận kết quả

Bạn có thể nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

6Hợp pháp hóa lãnh sự: Những điều cần biết

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng thực lãnh sự

Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP và các hiệp định quốc tế, một số giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự khi sử dụng tại các quốc gia không phải là quốc gia cấp. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự cho những giấy tờ này để sử dụng tại nước ngoài.

Danh sách giấy tờ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Việc chuyển giao giấy tờ, tài liệu được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua kênh ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo luật Việt Nam.

Giấy tờ, tài liệu không cần hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự, tuân thủ quy định pháp luật của Việt Nam hoặc nước ngoài.

Tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, 5 loại giấy tờ sau không được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng thiếu đính chính theo quy định pháp luật.

Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các thông tin mâu thuẫn trong giấy tờ, tài liệu. Các chi tiết trong cùng một giấy tờ hoặc giữa các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ không nhất quán.

Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận trái phép theo quy định pháp luật.

Giấy tờ, tài liệu phải có con dấu và chữ ký hợp lệ, không được đóng hoặc ký trực tiếp lên giấy tờ. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

Tài liệu có nội dung vi phạm quyền lợi của Nhà nước, trái với chủ trương, chính sách.

Lưu ý khác

Giấy tờ từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ để đảm bảo tính liên kết và tránh việc thêm bớt.

Trước khi nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh), giấy tờ nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.

Để hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của Việt Nam ở nước ngoài, giấy tờ của nước ngoài phải được chuẩn bị đầy đủ theo quy định.

Giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận hợp lệ: Nếu là của nước sở tại, cần có xác nhận của Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tương đương; nếu là của nước thứ ba, cần có xác nhận của cơ quan ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại.

Bài viết hy vọng đã mang đến những thông tin hữu ích về thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu. Chúc bạn hoàn thành thủ tục một cách thuận lợi!

Bảo vệ sức khỏe khi làm thủ tục lãnh sự! Sử dụng khẩu trang chất lượng cao từ chúng tôi để phòng dịch hiệu quả khi thực hiện các thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước.